シンプルで分かりやすい文章を書くための備忘録。参考元のサイトには実際の改善例も併せてより具体的なアドバイスが書かれています。WEB上でのライティングスキルで、ちょっとしたSEOのコツなどもありますが、一般的なビジネスメールや資料作成でも活用できます。

「コピーライティング」の役割はWEBサイトのコンバージョンや集客率を上げるために重要であるにも関わらず、専任の担当者が不足していてエンジニアやクリエイターが片手間(?)で行っている。なのでプロジェクトの関係者全員がある程度のライティングスキルを身に付けるべきであるとのこと。

分かりやすい文章を作成するポイントとして、具体的に11のルールを紹介しています。僕なりに簡単に纏めてみました。共通の考え方としては「閲覧者(読者)への配慮」です。いかに理解しやすくストレスを与えずに情報を伝えられるか。ちょっとした愛情ですね。


「見やすくする」上で有効なのはポイントは…

■文字を減らす・長い文章は分割する
誰もが分かる当たり前のこと、わざわざ書かなくても正しく伝わることは「無駄な説明」であるため文章がおかしくならない範囲で積極的に省略する。また読点で繋がれた長文は読みにくいので、長過ぎる文章は短く区切って分割する。

■バランスを取る・段落をデザインする・改行を調整する
文字数のバランスを考慮し、レイアウトを揃えること。段落を繋げるとレイアウトにまとまりが出る。繋ぐと不自然な箇所がある、長くなりすぎる場合は、さらに文章を校正する。改行することで2行目のバランスが崩れる(極端に短くなるなど)場合は文章を短くして改行しないような工夫も必要です。

■表現を具体的にする・平素にする
抽象的な表現の多様化は読み手がイメージできず、説得力に欠けてしまいます。詳細に語れなくとも「どういう特徴があり、どういう方法で何をするのか」を出来るだけ具体的に表現し、最後に「得られる結果」を書くと誰に対してどういう価値のある情報かが伝わりやすい。
また、専門性を出そうと難しい言葉を多用すると結局、多くの人に通じない。平易な表現の方が良い。
※だけど、専門用語を用いることで話が具体的になる場合は必要に応じて使うべき。

■見出しで内容を伝える・見出しで結論を述べる
見出しに魅力的(読者の興味を引くような)な情報を含み、読んでもらえる確率を増やす。本文は興味を持った人のための詳細情報。

■キーワードを自然に含める
各ページに割り当てられたキーワードを見出しや文中に登場させることで、SEO効果がより期待できる。だたし不自然な使い方は禁物。キーワードを自然な文脈で最重視しながら見出しや文中に可能な範囲で埋め込む。
※キーワードはSEOの特性を考慮して入れていく。

■表記・語調を統一する
強い意味を持たない漢字はなるべく開く方向で統一した方が良い(ひらがなに)、送り仮名や同じ意味で使う異なる言葉、カタカナや略称の表現なども統一する。断定口調か丁寧語か体言止めか、また句読点の有無なども統一する。


っと、ここまでいろいろ書いてはみたものの…僕自身も出来ていない事が多いです。特に最後の表記や語調を統一させるのは意識していても中々難しい。理想としては作品(例えばブログなど)全体で統一する事が望ましいのだけど、それも難しい(?)かもしれないので、まずは最低限、記事ごとでの統一を目指していきたいです。そのためにも記事を書き終えた後の見直しや、定期的な振返りは特に大切なんでしょうね。

最近ではWEBサイトを閲覧するデバイスやソフトウェア(ブラウザ)も多様化しているため、ターゲットの環境を想定して可能な限り調整を行う必要があります。厳密な調整は難しいかもしれませんが、多くの人が見る環境を想定して「見る側の立場」を常に意識する事も忘れないようにしないとですね。

今年から、不動産投資のブログを書いています。ネタは本や勉強会で得た知識を自分の意見を交えて気ままに書いています。

もうすぐで書き始めて1年ですが、結構、ネタ探しに苦労したり、書き続けることが辛い時もあります。いや…書き続けれていません。。。


勉強会や人から素晴らしい話が聞けた時、僕の場合は記事にする時、このような順番になります。

 ①内容を可能な限り明確に書く
  ↓
 ②取り敢えず公開する
  ↓
 ③話し手(講師)の方に、その旨を伝える

ざっくり書くとこんな感じです。

まずは、事実をありのままに記載します。可能な限り明確に、問題無いと判断できる場合は極力、実名を出したりURL情報なども含めます。

次に、一旦その内容で公開します。考慮しているのは…お話の中での「事実」の部分と、「自分の意見」を明確に定義すること。後は、話してくれた方が読んでも失礼に当たらないこと。また誤った情報を「事実」として書かないこと。

そして最後に、お話をして下さった方に対して、その旨をメールなどでお伝えします。自分の感想やご挨拶なども兼ねて。その時に意識することは、万が一、事実と異なる場合、および不快に感じられる場合はすぐに記事を削除する旨をお伝えします。また、近日中に返信を頂けない場合も、記事を削除することも付け加えます。

勿論、感謝の気持ちをお伝えするのは当然ですが、無断転載著作権の問題にならないような確認の意図もあります。(っとか言いつつ、著作権については詳しい知識を持っている訳ではありません。。。)

「著作権とか言うんだったら、公開の前に許可を得る方が先」だと言うことは、自分でも認識はしています。ごもっともなご意見ですよね。ただ、個人的な考えとしは、テキストベースで記事を見て頂くのでは無くて、自分が普段どのようなブログを書いていて、その中でどんな位置づけでブログの記事として転載しているかってことも含めて見てほしかったから。勿論、身勝手な言い分であることは承知しています…

そしてその後、またお会いできる機会があれば、積極的にご挨拶に伺います。まぁこれは当たり前か(笑)

もしかしたら、このやり方に批判を浴びることもあるかもしれませんが、今のところはケースに応じて、今後もこの流れを続けるつもりです。


そんなやり方をしていて…今まで話し手の方の反共としては幸いにもお褒めのお言葉を頂くこともあります。
中には「短い時間での講演の内容を上手く纏めてくれている」とか「これは永久保存版ですね!」ととても嬉しお言葉を頂くこともあります。正直、怒られる(不快がられる)ことも多少覚悟しているので、こんな言葉を頂けるのが、ブログを書いていて本当に嬉しい瞬間です。
中には「ここの表現をこうできないか?」とか「リンクのURLを公式ページではなくFacebookのモノに変更してくれ」とリクエストを頂けることもあります。なんか一緒に作っている感があって、こっちも本当に嬉しいですよね。

ブログを続けていると辛いことも多いです。そもそも書くのが辛い時もあります(苦笑)。書いている内容に指摘だったり誹謗・中傷を受けることもありました。(今は基本コメントブロックですw)

それに「こんなやり方を続けていたらいつか話し手の方の怒りに触れるかも」と思うこともあります。っが、やっぱり、話をしている本人に認めて(?)頂けるのは、何事にも変えられない喜びもあります。

これからも、こんな感じでブログを続けたいと思います。

先日、会社で「1年前に設定した業務目標」の成果報告がありました。が、その資料作成にとても苦労したのでその備忘録です。
例えば、現状把握の結果、期待される役割が「業務領域の拡大」だけど、現状の負荷がとても高い場合。
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問題・課題を定義
 問題:あるべき姿とのギャップ
  ⇒業務負荷が高い
 課題:問題解決のための手段
  ⇒業務負荷を軽減

目標・指標の設定(予定)
 最終目標
  ⇒XX分の業務領域を拡大し、工数内で安定した体制維持
 中間目標
  ⇒XX分の業務領域を拡大するため、既存業務の生産性を向上し、XX時間の工数削減

目標達成のためのアクションプラン
 現状分析(改善ポイントの絞り込み)
 ⇒高負荷項目の把握、改善対象の抽出・取組み
 ⇒個別の改善対象に対して、生産性向上への取組み
 ⇒新規業務の受入れによる業務領域拡大

成果の確定(実績)
 ⇒目標と成果の比較・評価・分析

今後に向けて
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のような流れを考えました。

資料作成の中で具体的なアクションプランを検討しましたが、その時の「問題」と「課題」と「取組み」の違いに苦労しました。
例えば、「問題」として「作業が非効率である」ことをとりあげた場合、「課題」は「作業の非効率を解消すること」、「課題」を克服するための「取組み」としては…「統合化」や「システム化(自動化)」となります。(あくまで僕の現状としては)
そんな中で…「統合化することが課題」と考えてしまったり、「非効率を解消することを取組」と考えてしまったり…いかに「問題」「課題」「取組み」をいい加減に考えているかが分かりました。

日頃から「手段」と「目的」についてはしっかり考えるようにはしています。だけど、それ以外の部分については余り意識できていないことを痛感。アホな僕としてはとても難しく感じました。PDCAサイクルを回すにしても、その中身をしっかり分析しないと生産的にはならない。普段からこの辺りの違いを意識して仕事していれば簡単なのかもしれませんね。

自分が取り組んでいることへの目標設定って、もしも振れていても客観視してみないと中々それに気付けないと思いました。なので定期的に紙に書くだけでも良いので、しっかりアウトプットして再確認してみるのは長期の目標達成に向けてはとても有効だと思いました。

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